DOMISYSElegir etapas que representen decisiones reales
Evita crear un embudo con tantas columnas que nadie sepa cuándo mover una oportunidad. Puedes empezar distinguiendo consulta recibida, necesidades revisadas, propuesta enviada y decisión pendiente. Son ejemplos orientativos, no una metodología obligatoria. Cada etapa debe tener una condición comprensible y un responsable. Una propuesta no está enviada porque alguien haya empezado a redactarla, y una oportunidad no está ganada porque exista interés verbal. Acordar estas diferencias permite consultar el trabajo pendiente sin convertir el CRM en una colección de notas que cada persona interpreta de manera distinta.
Registrar lo necesario para dar continuidad
Una ficha comercial debería reunir el problema planteado, los interlocutores, el alcance comentado y las próximas acciones. Las notas deben ser útiles para quien retome la conversación. No hace falta trasladar cada mensaje personal ni acumular información que no interviene en la relación comercial. Define permisos según funciones y acuerda cómo se incorporan contactos procedentes de formularios o campañas autorizadas. Si se conecta el correo, concreta las cuentas, el tratamiento de adjuntos y qué mensajes deben quedar asociados; no toda conversación pertenece automáticamente a una oportunidad.
Medir la calidad del seguimiento
Contar contactos no basta para evaluar el proceso. Revisa cuántas consultas se han atendido, cuántas tienen un siguiente paso y cuántas propuestas esperan respuesta. Diferencia las solicitudes cualificadas de pruebas, duplicados y peticiones fuera de alcance. Una empresa que recibe pocos contactos puede mejorar su organización antes de intentar aumentar el volumen. Si ya utilizas facturación o gestión de clientes, conviene estudiar cómo se relacionarán los documentos con el seguimiento comercial. El objetivo es conservar una historia comprensible desde la primera necesidad hasta la propuesta y su posible ejecución.
Mantener una siguiente acción útil
Cada oportunidad necesita un siguiente paso que pueda entender otra persona: preparar una propuesta, aclarar un requisito o revisar una fecha acordada. Una nota genérica como llamar no explica el motivo ni la información necesaria. Define qué datos ayudan al seguimiento y evita recopilar información personal que no aporta valor al proceso. Si una consulta deja de avanzar, registra un motivo comprensible sin inventar probabilidades de venta. El CRM debe facilitar la coordinación comercial y el aprendizaje, no producir una apariencia de actividad mediante tareas duplicadas.
Revisar el recorrido con un ejemplo
Utiliza una empresa ficticia para reproducir la recepción de una consulta, la asignación de un responsable, la preparación de una propuesta y su seguimiento. Comprueba qué información ve cada persona y qué ocurre cuando cambia el responsable. La prueba debe mostrar también cómo recuperar una conversación o un documento sin depender de la memoria de quien atendió inicialmente al contacto. Anota cualquier integración que haga falta para completar el recorrido.
Del contacto a una propuesta concreta
En Domisys analizamos las tareas y las herramientas existentes antes de decidir si basta con configurar gestión de clientes, si conviene incorporar un CRM o si se necesita desarrollo a medida. La propuesta distingue funcionalidades disponibles, integraciones y trabajos adicionales. No se presupone acceso automático a correos o plataformas externas. Para preparar la conversación, comparte el proceso y los campos necesarios mediante ejemplos ficticios, evitando enviar bases completas o información privada cuando todavía no sea imprescindible.
Documentación de CRM de Odoo (se abre en otra pestaña)
La documentación describe posibilidades generales. Las funciones y condiciones de cada implantación se confirman en su propuesta.