Migrar de programa de facturación: plan y comprobaciones

Separa clientes, productos, presupuestos abiertos, facturas, cobros pendientes y archivos adjuntos. Para cada grupo anota su origen, formato disponible, responsable y destino. Una lista de clientes importada no significa que también se hayan trasladado sus documentos o relaciones.

Decide qué información estará operativa y cuál quedará en un archivo consultable. Conservar documentos y poder recuperarlos son necesidades distintas de volver a emitirlos. Acuerda con tu asesoría el tratamiento del histórico y de la numeración antes del cambio.

Relaciona cada columna del origen con el campo de destino: identificador de cliente, nombre, referencia de producto, unidad y estado del documento. Define cómo se tratan campos vacíos y duplicados. Conserva como texto los códigos que tengan ceros iniciales.

Ejemplo ficticio: el cliente 00127 tiene dos presupuestos y una factura pendiente. Si el destino transforma su código en 127, comprueba que no exista otro cliente con esa referencia y que los tres documentos sigan vinculados al cliente correcto.

Utiliza la plantilla de control de migración para anotar recuentos y discrepancias. Es un documento de trabajo; no es un formato de importación para Domisys ni para otro proveedor.

Prueba en un entorno separado con datos ficticios o con una muestra autorizada y protegida. Incluye caracteres acentuados, referencias largas, un documento pendiente y otro cerrado. Si tu actividad tiene variantes o varias unidades, añade esos casos.

• Comprueba cuántos registros se han leído, aceptado y rechazado.
• Compara los campos relevantes, no solo el número de filas.
• Revisa relaciones entre clientes y documentos.
• Abre y exporta una muestra desde el destino.

Un mensaje de importación completada no sustituye estas comprobaciones. Solicita el registro de errores y explica las diferencias antes de repetir el proceso.

Elige cuándo dejará de introducirse información en el sistema antiguo y quién autoriza el inicio en el nuevo. Exporta una copia final después del último movimiento. Si se sigue trabajando durante la transición, registra esos movimientos y acuerda cómo incorporarlos una sola vez.

Antes del cambio, prepara la copia y la prueba de recuperación. Documenta los accesos necesarios sin poner contraseñas en la hoja de control. No canceles el acceso al histórico antes de verificar su conservación.

Define por adelantado qué impediría arrancar: documentos sin cliente, importes que no cuadran, registros rechazados sin explicación o exportaciones que no se pueden abrir. Compara por periodo y estado los totales relevantes, con los mismos filtros en ambas herramientas.

Ejemplo ficticio: hay 18 facturas pendientes en el origen y 17 en el destino. Aunque el importe total coincida, revisa la factura ausente: puede existir una duplicación compensando el error. Recuento, importe y relación documental deben revisarse juntos.

Si la prueba falla, vuelve al sistema de origen mediante el procedimiento acordado. Si ya se registraron operaciones nuevas, reconcilia esos movimientos antes de volver; restaurar una copia anterior sin revisarlos puede hacerlos desaparecer.

La propuesta debe indicar qué datos se incluyen, quién limpia el origen, quién valida, cuánto acceso se conserva y qué ocurre si una importación falla. Confirma los formatos admitidos por la versión concreta del software.

Para estudiar tu caso de facturación, prepara un inventario sin datos personales y tres operaciones que deban funcionar tras el cambio. Compáralo con la guía de elección de software antes de solicitar una demostración.